公文处理培训讲稿

　 — 1 — 精益求精做好公文处理工作

　 今天，很高兴能有机会与全市各办公室同仁就公文处理等工作进行沟通和交流，我也非专业出身，今天就公文处理工作与大家交流我的一些心得体会。

　党政机关公文，是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家各项方针政策、依法执政和行政的重要工具。

　公文处理工作的依据主要有：

　2012 年 4 月 16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。

　2012 年 7 月 1 日，国家质监检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布实施了《党政机关公文格式》国家标准，公文版式按照该标准执行。

　一、隶属关系与行文方向 1.行文方向与行文规则的对应关系 （1）上行文规则 A.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

　B.党委、政府部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门；但如果是重大事项的请示、报告，应当经本级党委、政府同意或者授权。

　 — 2 — C.下级机关请示事项，如需继续向上请示，必须经过整理并提出倾向性意见，不得原文转报上级机关。

　D.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义或本机关负责人名义向上级机关报送公文。

　E.受双重领导的机关向上一级机关行文时，必要时抄送另一个上级机关。

　（2）下行文规则 A.下发文可以抄送相关机关，重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

　B.上级机关向受双重领导的下级机关行文时，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

　C.党委、政府办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文。其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文。或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。

　D.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府相关部门行文。

　（3）平行文规则 不相隶属

　（4）共同的规则

　A.行文确有必要。

　B.党政分开原则。

　 — 3 —

　C.联合发文必须是同级机关。

　D.党委、政府的部门依据职权可以相互行文。

　E.部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

　2.行文方向与文种的对应关系 （1）用不到的公文文种：公报、公告、命令、议案 公报：适用于公布重要决定或者重大事项。是党和国家经常使用的重要文种。

　公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

　命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

　议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

　（2）可用公文文种（11 个）

　A.上行文——报告和请示 报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关询问。

　请示适用于向上级机关请求指示、批准。

　区别：①报告不需回复，请示需批复（书面或口头）。

　 ②请示一般在事前，报告一般在事后。

　注意：①报告中夹带请示事项。

　 ②没有坚持一事一请示。

　 ③下级机关不能分别向两个上级机关同时请示

　 — 4 — 问题。

　B.平行文——函（通知）

　函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。如调动干部，联系参观学习，联系业务，邀请参观指导，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。注意：一事一函

　C.下行文——通知、决议、决定、通告、通报、批复和纪要

　通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

　决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。

　决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

　批复适用于答复下级机关请示事项。

　纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。

　D.三方向行文的文种——意见

　意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　3.行文方向与发文代字的对应关系

　上行文——“呈”；平行文——“函”；下行文——“发” 二、公文格式

　 — 5 — 《实施细则》第三章公文格式第九条规定，公文一般由 18项组成，版心内有 17 项，分为版头、主体、版记三个部分；版心外一项，即页码。份 号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人这六项组成版头部分，标 题、主送机关、正 文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印 章、附 注、附 件这 9 项是公文的主体部分，抄送机关、印发机关和印发日期这 2 项是公文的版记部分。

　下面，我们分别说明以下各要素的排列规则和要求 1.版头 指公文首页红色分隔线以上的部分，包括 6 个要素——份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。

　（1）份号：公文印制份数的顺序号。一般用 3 至 6 位黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

　①涉密公文必须标注份号，即秘密、机密和绝密的公文才需要标注份号。如发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份号。

　②编制份号，3 至 6 位黑体阿拉伯数字，用虚位补齐，即第一份公文份号可以编为“001”“0001”“00001”“000001”，不应编为“1”“01”。

　③顶格编排在版心左上角第一行，顶格居左，份号紧贴版心左边缘，上贴版心上边缘。

　（2）密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。一

　 — 6 — 般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

　①秘密等级，是标识公文保密程度的标志。涉密公文根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”，分别按照最长保密 30年、20 年、10 年把握。保密期限，是对公文密级的时效的规定。

　②同时标注密级和保密期限时，两要素之间用“★”分隔，如“秘密★1 年”“绝密★10 年”，两字之间、数字和“年”之间无空格。只标密级、不标保密期限时，“绝密”“机密”或“秘密”两字之间空 1 格，如“绝

　密”“机

　密”或“秘

　密”。

　③特别强调，密级和保密期限一定编排在版心左上角第二行。因为密级公文必须标注份号，份号编排在第一行，密级和保密期限一定在第二行。

　（3）紧急程度：公文送达和办理的时限要求。一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照“1 份、2 密、3 紧急”的顺序，在版心左上角第一行至第三行位置，自上而下分行排列。

　①根据紧急程度，紧急公文分两种，“特急”“加急”。电报，标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

　②紧急程度，顶格编排在版心左上角。

　具体排在第几行，有以下 3 种情况：

　一是，只有份号，无密级，紧急程度编排在版心左上角第二行，两字中间空 1 字格。

　 — 7 — 二是，同时标注份号、密级和保密期限，紧急程度编排在版心左上角第三行，3 个要素在版心左上角的第一、二、三行依次编排。另一种情况，即同时标注“1 份、2 密、3 紧急”，但仅标识“密级”、不标“保密期限”时，密级和紧急程度的两字之间应空 1 格。

　三是，既无份号，又无密级和保密期限，紧急程度编排在版心左上角第一行，中间空 1 字格。

　（4）发文机关标志：俗称“红色文件头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可直接使用全称或规范化简称。字体为小标宋体字，颜色为红色，字号不大于上级发文机关标志。

　①关于字号使用，“国务院文件”五个字是 22mm×15mm（高×宽），以此为高限。市政府文件发文机关标志为 20mm×14mm（高×宽），市政府系统部门文头推荐标准为 19mm×13mm（高×宽）。市委文件发文机关标志为 24mm×14mm（高×宽），市委系统部门文头小于该标准即可。

　发文机关排布上，文字少的，尽量拉宽字间距；文字多的，尽量压缩字间距，总体上要小于版心的宽度，以醒目、美观、庄重为原则。

　②联合行文，可同时标注联署发文机关的名称，也可单独使用主办发文机关的名称。如联署，应分行连续标注所有联署发文机关名称，一般主办机关在前，将“文件”二字置于联署发文机

　 — 8 — 关名称右侧，上下居中排布。

　（5）发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。

　①发文机关代字，由能代表本机关所有部门统一编制的规范化缩写加文种代字“发”“呈”“函”等组成。通常为发文机关名称的缩写，包括行政区域代字、机关代字，加文种代字等 3 部分组成。

　②年份、发文顺序号，用阿拉伯数字。年份标注全称，不得简化，用六角括号“〔

　〕”括入。注意，六角号不是数学公式的中括号“［］”，也不是圆括号“（ ）”。

　③发文顺序号，是一个发文机关一年内制发文件的统一流水号。一般建议以不同发文形式分别进行统一编号。发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即 1 不编为 01），在阿拉伯数字后加“号”字。

　④上行文编排发文字号，居左空 1 字格，与最后一个签发人姓名同处一行。

　⑤联合行文，应使用主办机关的发文字号。

　（6）签发人：上行文应当标注签发人。“签发人”三字用 3号仿宋体字，加全角冒号，签发人姓名用 3 号楷体字，居右空 1字格，编排在发文机关标志下空二行位置。

　多个签发人，按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀排列，一般每行排两个姓名，回行时与上一行签发人姓

　 — 9 — 名对齐。其中，两个签发人姓名中间空 1 字；回行时，每行签发人姓名的第一个字都要对齐；两个字的人名中间空 1 字；发文字号应始终与最后一个签发人姓名处于同一行。

　①签发人，指机关的主要负责人（正职、一把手）或经授权的主持工作的负责人。

　②联合行文时，所有联合发文机关的负责人都称为签发人，并都需标注签发人姓名，主办机关签发人放在第一位。不要在此位置标注“会签人”“已阅”等形式。

　（7）还有一个附加要素就是版头中的分隔线，位于发文字号之下 4mm 处，一条居中与版心等宽（长 156mm）的红色分隔线。推荐采用 1.5 磅值画线。满足线高 0.35mm—0.5mm 的规定。需要注意的是联合上行文，3 个（含）以上签发人时，分隔线要下移，保证首行签发人姓名距发文机关标志空 2 行位置，发文字号应始终与最后一个签发人姓名处于同一行，在红色分隔线之上。

　2.主体（9 要素）

　（1）标题 由发文机关名称、事由和文种组成。一般用 2 号方正小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。

　①标题是对公文主要内容的概括和揭示，其作用在于向阅读者传达公文的基本内容。党口文件，基本都冠头。政府系统文件，下行文冠头；上行公文、平行公文不冠头。

　②联合发文，三个和三个以上机关联合发文时，应列出所

　 — 10 — 有发文机关名称；四个及四个以上机关联合行文时，可以采取排列在前的发文机关名称加“等”的方式。

　③标题中标点符号的使用，除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。

　使用时要注意：

　法律、法规、规章名称全称应加书名号。

　事由部分出现多个机关、人名等并列时，之间可用顿号分开，不用空格。

　④标题的排列，一是词意完整。回行时不得把含义完整的词组分割成两行，“的”字不得出现在行首。

　二是排列对称、长短适宜、间距恰当。

　排列对称——居中排列； 长短适宜——每行字数不能过多，左右不得都顶到版心边缘；多行排成上梯形、下梯形或菱形，不得使用长方形或沙漏型； 间距恰当——行距不要太大，结合实际，方正小标宋体字标识的标题多行排列时，推荐使用调整段落行距为“30-34 磅”。

　⑤标题行数再多，也要保证实现“公文首页必须显示正文”的基本原则。

　可变通将标题上移，距红色分隔线不再空 2 行，空 1 行或不空行；或调整紧缩行距、字距等方式处理。

　（2）主送机关

　公文的主要受理机关。3 号仿宋体字，编排于标题下空一

　 — 11 — 行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

　①主送机关，使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。上行文，原则上只有一个主送机关。

　②主送机关的顺序，一般按照重要程度排列（党、政、军、群，先外后内）。各有关单位之间用顿号分清层次，同类型机关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号分隔，最后一个主送机关之后标全角冒号。

　③主送机关过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中，置于抄送机关的上一行，与抄送机关之间不加分隔线（具体见版记样式）。

　（3）正文 公文的主体，用来表述公文的内容。首页必须显示正文。一般用 3 号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

　文中结构层次序数依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；四个层次再往下，可以是带圈的阿拉伯数字或小写拉丁字母，如“①/a.”；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

　层次序数可越级使用，如公文结构层次只有两层，第一层用“一、”，第二层既可用“（一）”，也可选用“1.”，但注意使用层次较低的序次语之后，不宜反过来再使用层次更高的序次语。

　 — 12 — 注意，第一层、第二层如是单独的小标题，自成一段，后面不跟文字内容时，后面不加句号。

　（4）附件说明 公文附件的顺序号和名称。3 号仿宋体字，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

　①公文附件是正文内容的组成部分，与正文一样具有同等效力。须在公文的正文之下、公文生效标志（即发文机关署名、成文日期和印章）之上，准确标注附件的顺序号和名称。

　②公文带两个及两个以上附件，顺序号后面紧跟一个小圆点（下脚点）。附件名称较长需回行时，应于上行附件名称的首字对齐。附件名称后不标注标点符号。

　③正文中涉及附件处的标注内容、附件说明处的标注内容及附件的标注内容前后要一致。

　（5）发文机关署名、成文日期和印章 三要素联系紧密，编排位置相互影响。

　①成文日期，署会议通过或发文机关负责人签发的日期。成文日期确定的原则是：会议通过的决议、决定等，以会议正式通过的日期为准；经发文机关负责人签发的公文，以签发日期为准；联合行文的公文，以最后签发的机关负责人签发的日期为准。成为日期中的数字统一为阿拉伯数字，如“2020 年 3 月 31 日” ②印章，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。公文印章是体现公文效力的表现形式，是公

　 — 13 — 文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据。对于党口部门而言，下行文，有特定发文机关标志的普发性公文，不盖章；上行文、平行文加盖印章。

　①加盖印章的公文 成文日期右空四字，其上居中编排发文机关署名，置于正文（或附件说明）之后若干行。具体多少行，取决于印章大小。要确保成文日期处于印章中心下边缘位置（下套式加盖，印章要清晰、不歪斜），同时保证印章顶端距正文（或附件说明）一行（10 mm）之内。

　联合行文成文日期编排格式与单一机关行文一致，仍在正文（或附件说明）下空若干行。发文机关署名按照发文机关的顺序从左向右排列，每排最多 3 个印章，确保两印章间互不相切或相交；同时，保证首排印章顶端距正文（或附件说明）不超过一行。最后一个印章端正居中下压发文机关署名和成文日期。

　印章与正文务必同处一页，不留任何空白。

　②不加盖印章的公文 党的机关有特定普发性文件头，不加盖公章。

　无论是单一机关行文还是联合行文发文机关署名，第一个发文机关署名都标注在正文（或附件说明）下空一行位置。联合行文时，首先标注主办机关署名，其余发文机关署名与主办机关上下对齐，依次向下排列。

　成文日期标注在发文机关署名的下一行，具体编排时可以看

　 — 14 — 发文机关署名和成文日期谁字数多，就以谁为准右空二字编排，同时保证成文日期首字比发文机关首字右移二字。

　（6）附注 公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，3 号仿宋体字，在成文日期下一行居左空二字加圆括号编排，回行时顶格。

　印发传达范围，一般针对平行文和下行文，如“此件公开发布”、“此件发至县团级”等。

　请示公文，必须在此位置注明联系人及联系电话，如“（联系人：张某某，联系电话：12345678）”。例如，各单位领导请假向市委打的请示，必须注明联系人和联系电话。

　（7）附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。应当另面编排，即不管前一面留有多少空白，都要另起一面。并在版记之前，与公文一起装订。

　“附件”二字及附件顺序号，用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行（后无标点符号）。下空一行居中编排附件标题，即附件标题在版心第三行。附件顺序号和附件标题，应当与附件说明的表述一致。格式要求（即行、字、段落的编排）与正文一样。

　3.版记（2 要素）

　指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。包括2 个要素——抄送机关、印发机关和印发日期。

　①版记一定要放在公文的最后，最后一个要素置于最后一行，

　 — 15 — 即公文最后一面的最下面的位置。

　②版记第一个要素之上、最后一个要素之下各有一条略粗一些的分隔线（推荐使用磅值 1 磅），且最后一条分隔线与版心下边缘重合。版记中各要素与印发机关和印发日期之间加一条略细一些的分隔线（推荐使用磅值 0.75 磅）。

　③版记一定在偶数页上。即使公文内容很短，首页可以放下版记内容，由于公文是双面印刷，版记也必须移至第二页上，即便第二页除了版记没有任何内容。

　（1）抄送机关

　一般用 4 号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行，左右各空 1 字编排。

　“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

　①抄送机关应按照一定顺序排列。按照上级机关、同级机关、下级机关顺序排列。同一层次按照党、政（地方党委政府在前、部门和厅局在后）、军、群的顺序排列。

　②抄送机关之间标点符号的使用方法是：同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同系统机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关之后标句号。

　③抄送机关标注要注意三点：一是抄送机关居左空一字开始编排，回行时右空一字；二是抄送机关回行时与上一行的抄送机关名称首字对齐；三是抄送机关最后要标注句号，表明结束的意思。

　 — 16 — （2）印发机关和印发日期

　公文的送印机关和送印日期。一般用 4 号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。

　①印发机关不是指公文的发文机关，是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的文秘部门，发文机关就是印发机关。

　②印发日期，准确反映公文的送印时间。通过标注印发日期，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，有利于公文的办理和工作效率的提高。

　4.页码 公文页数顺序号。用 4 号半角阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。

　单页码居右空一字，双页码居左空一字。

　公文版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码，即页码只标识到公文主体部分结束的那页。

　公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排；不一起装订时，附件另编页码。

　三、公文处理工作的内容 1.公文拟制

　 — 17 — 拟制三环节：起草、审核、签发 （1）文件起草 第一，文件起草具备社会性和实践性，每个文件都有自己的使命和任务，因此它绝不是资料的拼凑，它是要推动工作的，因此我们一定要关注里面的“事”，要有充分的研究。

　第二，公文不是文学作品和领导讲话，它不需要华丽的辞藻和优美的语言，也不需要大段的立论、说明和讲解，它的表达要庄重、严谨、准确、简练，方便落实、执行和考核。

　（2）公文审核 问题 ①没有充分认识到发文的重要意义。

　②文件质量不高问题还在一定程度上存在。

　③在政策方面把关不严。

　④发文的敏感性不高。

　⑤程序方面存在一定问题。

　⑥沟通协调不顺畅。

　（3）文件签发 ①以党委（党组）名义制发的文件，应该由地区和部门的一把手签发； ②以办公厅（室）名义印发的文件，可由一把手签发，也可由被授权的领导同志签发； ③联合发文须由所有联署机关的负责人会签；

　 — 18 — ④签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期，尽量不要只是圈一下。

　2.公文办理 办理三环节：收文、发文、管理 （1）收文办理：主要包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复七个环节。

　拟办意见研提：

　①掌握文件内容，搞清请示事项。

　②把握政策规定，领会机关负责人意图。

　③查找档案资料，对照先例比较。

　④尊重部门意见，注意协商协调。

　⑤立论有根有据，建议完整准确。

　⑥用语规范简洁。

　（2）发文办理 ：对已完成审核程序的文件进行复核、登记、印制、核发。

　十看：①文件红头和标题中的发文机关、落款中的发文机关是否一致；②标题中的印发或转发文件标题，与印发语中的标题及文件正文中的标题是否一致；③有印发语的文件，印发语是否为楷体，其中若有附注，附注是否为仿宋体；④有印发语的文件，文件主体是否仍有落款；⑤文件落款格式是否正确；⑥没有主送的文件是否标注了附注；⑦各级标题序号是否存在漏号的问题；⑧每段结尾是否有句号；⑨每页首尾处是否能与上下页连贯衔接；

　 — 19 — ⑩发文日期是否存在低级错误。

　 3.公文管理 公文管理是指以安全保密和充分发挥公文效用为目标，在公文形成、传递、运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所进行的规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的职能活动。