无论是机关、事业还是企业工作人员，只要涉及写材料就少不了公文写作。而公文写作又是一项非常严肃，具有特定效力和规范体式的文书。好多刚接触公文写作的新手连最基本的定义都分不清，如：通知、通告、决定、命令……往往抓耳挠腮，半天写不出内容，在规定的时间内拿不出像样的文章，既浪费了时间又让领导大为光火，到后来的结果可想而知。下面进入正题：

　　公文是党政机关实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请求和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

　　按照《党政机关公文处理工作条例》规定，党政机关公文主要文种有15个，即：决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

　　决议——适用于会议讨论通过的重大决策事项。

　　决定——适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　命令——适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

　　公报——适用于公布重要决定或者重大事项。

　　公告——适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

　　通告——适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　意见——适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　通知——适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

　　通报——适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

　　报告——适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

　　请示——适用于向上级机关请求指示、批准。

　　批复——适用于答复下级机关请示事项。

　　议案——适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

　　函——适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

　　纪要——适用于记载会议主要情况和议定事项。

　　15种公文又可从不同角度进行分类：

　　按行文方向分：上行文、下行文、平行文

　　按时限要求分：特急、加急。其中，电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

　　按涉密程度分：绝密、机密、秘密和普通公文

　　上行文：指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。如请示、报告。其行文方式有逐级行文、多级行文、越级行文三种。

　　下行文：指上级领导机关或业务主管部门对所属的下级机关的一种行文。一般常用指示、决定、通知、批复等。下行文是一种重要的应用文体，也是应用写作学科研究的重要文体之一。如，党中央给各个省、自治区、直辖市党委，国务院给各省、自治区、直辖市人民政府所发的文件就是下行文。

　　平行文：指同级机关,或者不相隶属的,没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。主要有三种：平行的知照性公文，如中央各部委之间、各省之间、各县之间、军队与地方之间的通知、公函等;平行的证明性公文，如各平行单位或互不隶属的机关之间派人协商工作时所持的介绍信、证明信等;平行的致意性公文，如各平行单位之间的感谢信、贺信等。其特点为：沟通性、灵活性和单一性。

　　公文格式的三要素：标题、主体、版记。其中，版头包括：份号、密级和保密期限、紧急程度和发文机关标志、发文字号、签发人;主体包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件;版记包括抄送机关、印发机关和印发日期、页码。

　　公文标题。一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成。如《湖南省财政厅关于开展精准扶贫工作的通知》等。公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。

　　主送机关。指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式;下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各县(市)区财政局”等。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

　　公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

　　附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：1××××××、”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

　　成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写(“零”写为“ 0” )。成文时间标识时，右边要空4字。

　　发文机关印章。单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文2mm～4mm。以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文的印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

　　附注。指需要说明的其他事项。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的“请示”文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

　　发文字号：由发文机关代字、年份、序号组成，如“湘财发〔2017〕92号”，“湘财发”指发文机关代字，“ 〔2017〕 ”指年份，“ 92号”指发文序号。整个意思就是湖南省财政厅在2017年所发的第92号文件。标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年代应用全称，用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。

　　签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发人姓名居右空l字;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。

　　主题词：是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。一般的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后;在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

　　抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。

　　印发时间：位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

　　其他

　　1、在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽，采用红色反线。

　　2、版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。

　　3、当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

　　4、排版规格：正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

　　5、页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页与空白页以后的页不标识页码。

　　公文写作常见问题